Comment commencer un mail professionnel ?

La première ligne d’un email donne le ton. Une virgule oubliée, un « Mr » ou un « Cher » mal placé se remarquent avant même le contenu du message. Voici les règles de la formule d’appel, avec leurs sources, et les tournures à éviter dans la première phrase.

Quelle formule d’appel pour commencer un mail ?

La formule d’appel est la ligne qui s’adresse au destinataire : « Bonjour Madame, », « Madame, Monsieur, ». Selon la Banque de dépannage linguistique, qui décrit l’usage québécois, elle « est généralement suivie d’une virgule » et « Le paragraphe qui suit commence toujours par une majuscule » (formules d’appel dans le courriel).

La même page admet plusieurs graphies, de la plus neutre à la plus chaleureuse : « Bonjour, Madame. », « Bonjour Madame. » ou « Bonjour Madame, ». Aucune source consultée ne dit laquelle est la plus courante en France.

Faut-il écrire Monsieur en toutes lettres ?

Oui dans la formule d’appel. Le Dictionnaire de l’Académie française l’indique : « On peut écrire, par abréviation, M. pour Monsieur […] mais on écrit Monsieur en toutes lettres […] dans les suscriptions et les formules de politesse de la correspondance » (monsieur). La Banque de dépannage linguistique, pour l’usage québécois, va dans le même sens : dans l’appel, « on n’abrège pas les titres de civilité ».

L’abréviation « M. » sert dans le corps du texte (« M. Martin vous rappellera »). La forme « Mr » n’est retenue ni par le Dictionnaire de l’Académie ni par la Charte orthotypographique du Journal officiel.

Que faire quand on ne connaît pas le destinataire ?

Écrivez « Madame, Monsieur, ». La Banque de dépannage linguistique, qui décrit l’usage québécois, recommande « Madame, Monsieur, » ou « Mesdames, Messieurs, », « et non « À qui de droit » » (formules d’appel dans la lettre). La formule convient à une adresse générique (service client, recrutement, accueil d’une administration).

Quant à « Mademoiselle », la Charte du Journal officiel rappelle qu’il « n’a plus court dans les textes administratifs » (Charte du Journal officiel), en citant une circulaire de 2005. Écrivez « Madame ».

Peut-on écrire « Cher Monsieur » dans un mail ?

Seulement à une personne que vous connaissez bien. La Banque de dépannage linguistique, pour l’usage québécois, réserve « cher » à un destinataire « que l’on connaît très bien » (formules d’appel dans la lettre). À un prospect ou à un recruteur, « Bonjour Monsieur, » ou « Monsieur, » reste plus sûr.

L’accord suit le destinataire : « Cher Monsieur », « Chère Madame », « Chers collègues ». Le titre garde sa majuscule et ses lettres, sans abréviation. Dans le doute, la formule sans « cher » n’expose à aucune familiarité déplacée : elle convient à tous les destinataires professionnels, du client au service des ressources humaines.

Comment écrire la première phrase ?

La première phrase commence par une majuscule, à la ligne. Évitez « Suite à », que l’Académie française juge « peu élégant » (Dire, ne pas dire : Suite à) : écrivez « Pour faire suite à notre échange », « En réponse à votre message » ou « À la suite de notre appel ». Pour une relance, les formules complètes sont dans la rubrique emails professionnels.

Dans la ligne d’objet, mettez une espace avant les deux-points : « Objet : relance du devis ». La Charte du Journal officiel prévoit une espace fine avant les deux-points.

Pour la fin du message, voir l’article quelle formule de politesse pour finir un mail professionnel et l’outil Quelle formule de politesse choisir ?.

Questions fréquentes

Faut-il une virgule après « Bonjour » ?

Après la formule d’appel complète, oui : « Bonjour Madame, ». La Banque de dépannage linguistique, pour l’usage québécois, admet aussi « Bonjour, Madame. », avec une virgule entre les deux mots.

Peut-on écrire « Bonjour M. Dupont » ?

Le Dictionnaire de l’Académie demande « Monsieur » en toutes lettres dans les formules de politesse : écrivez « Bonjour Monsieur Dupont, » ou « Bonjour Monsieur, ».

Comment commencer un mail à plusieurs personnes ?

« Mesdames, Messieurs, » dans un registre formel, comme le propose la Banque de dépannage linguistique pour l’usage québécois. Entre collègues, « Bonjour à tous, » n’est traité par aucune source consultée : ce n’est ni une faute établie ni une formule recommandée.

Faut-il encore écrire « Mademoiselle » ?

Non dans un courrier administratif : la Charte du Journal officiel indique que le terme n’a plus court dans ces textes. Écrivez « Madame ».